为了加强中国初级卫生保健基金会（简称“初基会”）财务档案管理，充分利用财务档案这一信息资源，发挥财务档案为会计工作服务的作用，使财务档案管理更加规范化、制度化，根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的有关规定，结合初基会工作实际，特制定本制度。
第一条 会计档案是会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证，其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总分类账账、明细分类账、银行、现金日记账、辅助账簿，其他会计账簿。
（三）财务报告类：会计报表，财务报告。
（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
（五）电算化会计档案：存储会计数据和程序的移动硬盘及其他存储介质，由计算机打印输出的各种记账凭证、会计账簿、会计报表，以及会计电算化系统运行中编制的各种文档及其他会计资料。
第二条 会计档案的保存
（一）设置专职或兼职的会计档案人员负责保存会计档案，将每年形成的会计资料，按照归档要求，整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
（二）每年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由基金财务部保管五年，期满之后，由基金财务部编制移交清册，移交初基会档案室保管。出纳人员不得监管会计档案。
（三）会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。具体包括：
1. 会计凭证类：原始凭证15年、记账凭证15年。
2. 会计账簿类：总分类账15年、明细分类账15年、银行、现金日记账25年、辅助账簿15年。
3. 财务报告类：会计报表15年、财务报告永久。
4. 其他类：银行存款余额调节表5年、银行对账单5年、会计档案保管清册永久、会计移交清册15年，会计档案销毁清册永久。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
（四）移交初基会档案室的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
（五）存查会计资料的硬盘要标明备份数据的内容、期间、备份日期等。
（六）做好电算化会计档案资料的防磁、防火、防潮和防尘工作，确保会计档案的安全。
第三条 会计档案的借用
（一）财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处。若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。
（二）会计档案（含电算化会计档案）一般不得借出。如有特殊需要，须经秘书长批准，方可办理借阅手续。
1. 会计档案提供查阅或者复制，期限归还。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
2. 会计电算化档案因恢复历史数据借用时，操作人员不得对会计电算化档案内容进行非法删除和修改，归还时应认真检查病毒，防止病毒感染。
第四条 会计档案的移交
由于会计人员变动等，会计档案需要转交时，须办理交换手续，并由监交人、移交人、接交人签字或盖章。
第五条 会计档案的销毁
（一）由初基会档案室会同基金财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）由理事长或其授权的秘书长在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）销毁会计档案时，应当由主管财务的秘书长会同档案室和财务部共同监销。
（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告理事长和秘书长。
（五）保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
本制度经2008年5月25日第二届理事会第三次全体会议审议通过，自通过之日起施行。由中国初级卫生保健基金会负责解释。
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